Repas associatif
Un repas associatif réunit adhérents, bénévoles et familles autour d'une table. Derrière la convivialité, il y a une date à fixer, des inscriptions à suivre, des paiements à rapprocher et un traiteur à informer. Voici les étapes, et ce que Filomy permet de simplifier à chacune.
- 3 mois avant
Choisir la date et la formule
Ce qui complique
Les avis arrivent par courriel, au téléphone et à la sortie des entraînements : impossible de savoir quelle date convient au plus grand nombre.
Avec Filomy
Un sondage partagé par lien permet aux adhérents de voter pour une date, un lieu ou une formule, avec une date de clôture et des résultats partagés.
Sondage → - 2 mois avant
Ouvrir les inscriptions payantes
Ce qui complique
Repas adulte, repas enfant, boisson comprise ou non : le trésorier recompte chaque total à la main dans un tableur.
Avec Filomy
Le formulaire d'inscription propose les options (repas adulte, enfant…) et calcule le total automatiquement. Chaque inscrit paie directement l'association, avec une référence unique.
Inscription et collecte → - 1 mois avant
Suivre les paiements
Ce qui complique
Virements, chèques et espèces arrivent en ordre dispersé, et il faut relancer un par un ceux qui n'ont pas encore payé.
Avec Filomy
La référence unique permet de rapprocher le relevé bancaire, et les retardataires sont relancés en un clic. Filomy pour les associations fonctionne sans commission.
Filomy pour les associations → - 10 jours avant
Transmettre les chiffres au traiteur
Ce qui complique
Il faut recompter les repas adultes, enfants et les régimes particuliers à partir de listes qui ont changé dix fois.
Avec Filomy
Le récapitulatif des repas est prêt pour le traiteur, et les inscriptions s'exportent en CSV ou Excel.
Inscription et collecte → - La veille
Préparer l'accueil
Ce qui complique
La liste imprimée n'est déjà plus à jour, et personne ne sait qui a payé sur place ou qui vient accompagné.
Avec Filomy
L'export CSV donne une liste à jour des inscrits, de leurs options et de leurs paiements, à partager avec les co-organisateurs.
Inscription et collecte → - Le jour J
Recueillir les mots et les photos
Ce qui complique
Les photos restent dans les téléphones des convives et les remerciements se perdent dans les groupes de messagerie.
Avec Filomy
Un livre d'or en ligne, accessible par QR code sur les tables, recueille messages, photos et vidéos sans application ni compte, et peut être projeté en diaporama.
Livre d'or en ligne → - Après la fête
Remercier et préparer l'an prochain
Ce qui complique
Les retours des participants se perdent, et l'équipe repart de zéro l'année suivante.
Avec Filomy
Un sondage anonyme recueille les avis sur le menu, le lieu et la date pour la prochaine édition.
Sondage →
Questions fréquentes
Filomy prend-il une commission sur les inscriptions ?
Non. Les participants paient directement l'association (virement, Wero, Lydia, PayPal, chèque ou espèces), et Filomy ne prélève aucune commission.
Peut-on proposer un tarif adulte et un tarif enfant ?
Oui. Le formulaire d'inscription gère plusieurs options (repas adulte, repas enfant…) et calcule le total automatiquement.
Plusieurs bénévoles peuvent-ils gérer les inscriptions ?
Oui, vous pouvez ajouter des co-organisateurs pour suivre les inscriptions et les paiements à plusieurs.