Comida de asociación
Una comida de asociación reúne a socios, voluntarios y familias en torno a una mesa. Detrás del buen ambiente hay una fecha que acordar, inscripciones que seguir, pagos que cuadrar y un catering al que informar. Estas son las etapas, y lo que Filomy le simplifica en cada una.
- 3 meses antes
Elegir la fecha y el formato
Lo que complica
Las opiniones llegan por correo, por teléfono y a la salida de las actividades: es imposible saber qué fecha conviene a la mayoría.
Con Filomy
Una encuesta compartida por enlace permite a los socios votar una fecha, un lugar o un formato, con fecha de cierre y resultados compartidos.
Encuesta → - 2 meses antes
Abrir las inscripciones de pago
Lo que complica
Menú adulto, menú infantil, bebida incluida o no: el tesorero recalcula cada total a mano en una hoja de cálculo.
Con Filomy
El formulario de inscripción ofrece opciones (menú adulto, infantil…) y calcula el total automáticamente. Cada persona paga directamente a la asociación, con una referencia única.
Inscripción y colecta → - 1 mes antes
Seguir los pagos
Lo que complica
Transferencias, cheques y efectivo llegan desordenados, y hay que recordar uno por uno a quienes aún no han pagado.
Con Filomy
La referencia única facilita cuadrar el extracto bancario, y los rezagados reciben un recordatorio con un clic. Filomy para asociaciones no cobra comisión.
Filomy para asociaciones → - 10 días antes
Enviar las cifras al catering
Lo que complica
Hay que volver a contar menús de adulto, infantiles y dietas especiales a partir de listas que han cambiado diez veces.
Con Filomy
El resumen de comidas está listo para el catering, y las inscripciones se exportan en CSV o Excel.
Inscripción y colecta → - La víspera
Preparar la recepción
Lo que complica
La lista impresa ya no está al día, y nadie sabe quién pagará en el momento o quién viene acompañado.
Con Filomy
La exportación CSV ofrece una lista actualizada de inscritos, opciones y pagos, para compartir con los coorganizadores.
Inscripción y colecta → - El gran día
Recoger mensajes y fotos
Lo que complica
Las fotos se quedan en los móviles de los invitados y los agradecimientos se pierden en los grupos de mensajería.
Con Filomy
Un libro de visitas en línea, accesible con un código QR en las mesas, recoge mensajes, fotos y vídeos sin aplicación ni cuenta, y puede proyectarse como presentación.
Libro de visitas en línea → - Después de la fiesta
Agradecer y preparar el próximo año
Lo que complica
Las opiniones de los participantes se pierden, y el equipo empieza de cero al año siguiente.
Con Filomy
Una encuesta anónima recoge opiniones sobre el menú, el lugar y la fecha para la próxima edición.
Encuesta →
Preguntas frecuentes
¿Cobra Filomy alguna comisión sobre las inscripciones?
No. Los participantes pagan directamente a la asociación (transferencia, Wero, Lydia, PayPal, cheque o efectivo), y Filomy no cobra ninguna comisión.
¿Se puede ofrecer un precio adulto y un precio infantil?
Sí. El formulario de inscripción gestiona varias opciones (menú adulto, menú infantil…) y calcula el total automáticamente.
¿Pueden varios voluntarios gestionar las inscripciones?
Sí, puede añadir coorganizadores para seguir juntos las inscripciones y los pagos.