Por qué una asociación consulta tan a menudo a sus socios

En una asociación, las decisiones rara vez se toman en solitario. La junta necesita saber qué sábado le viene mejor a la mayoría para la salida de primavera, si los socios están dispuestos a financiar un nuevo proyecto o qué les pareció la última comida anual.

Estas consultas se repiten todo el año y tienen algo en común: la respuesta casi nunca es el final. Una vez elegida la fecha, hay que invitar, contar a los asistentes y a veces cobrar una aportación. Ahí es donde suele perderse el tiempo.

• Elegir una fecha para una salida, una comida o la asamblea general.
• Consultar sobre un proyecto: nueva actividad, compra de material, importe de la cuota.
• Recoger opiniones después de un evento para mejorar el siguiente.
• Preparar la asamblea: puntos del orden del día, disponibilidad, candidaturas a la junta.

Formularios genéricos y hojas de cálculo: gratis y versátiles

Los formularios en línea generalistas, como Google Forms, y las hojas de cálculo compartidas, como Google Sheets, son el primer recurso de muchas juntas. Son gratuitos, todo el mundo los conoce y permiten preguntar casi cualquier cosa.

Su límite aparece después de la encuesta. Las respuestas llegan a una tabla que hay que revisar, ordenar y a menudo copiar en otro sitio: en la invitación, en la lista de inscritos, en el control de pagos. No hay conexión entre la consulta y el evento que viene después, y cada paso empieza de cero.

Herramientas de votación y software de gestión: para lo formal

Los programas de gestión de asociaciones y las herramientas de votación en línea especializadas son más completos: fichero de socios, contabilidad, votaciones seguras. Para algunas decisiones no son un lujo, sino una necesidad.

Seamos claros: para una votación estatutaria formal (aprobación de cuentas, elección de la junta directiva, modificación de estatutos) que exija verificar la identidad de los votantes o garantías jurídicas concretas, revisa lo que dicen tus estatutos y, si es necesario, utiliza una herramienta de votación oficial o especializada. Una encuesta, por bien hecha que esté, no pretende sustituir ese marco.

En cambio, para todo lo que sea consulta y organización, estas herramientas suelen ser más pesadas de lo necesario y requieren tiempo de aprendizaje, tanto para la junta como para los socios.

Filomy: una encuesta sencilla, conectada con lo que viene después

Con Filomy, la encuesta se crea en 2 minutos. Puedes hacer preguntas de opción (una o varias respuestas), una escala del 1 al 10 (o el rango que elijas) con etiquetas, y respuestas abiertas. Las preguntas condicionales solo aparecen según la respuesta anterior: no hace falta preguntar por la dieta a quien no va a venir.

Tú decides quién puede responder: de forma anónima, con nombre (correo opcional) o con cuenta obligatoria. Fijas una fecha de cierre, sigues las respuestas en directo y después envías los resultados a los participantes. El mensaje de agradecimiento es personalizable, y varios miembros de la junta pueden gestionar la encuesta gracias a los subadministradores.

La encuesta se comparte mediante un enlace público o se integra en el minisitio de la asociación, y los resultados se pueden exportar. Es gratis hasta 50 respuestas durante 3 meses, sin tarjeta bancaria; sin límite cuesta 39,90 € en pago único.

De la encuesta a la invitación y las inscripciones

Una vez elegida la fecha, pasas directamente a una página de invitación, lista en 2 minutos, con tus propias preguntas. Sigues las asistencias en tiempo real, recuerdas a quien no ha respondido con un clic y exportas la lista en CSV para el control de asistencia.

Si la salida o la comida es de pago, la inscripción y el cobro toman el relevo: inscripciones de pago, pago por transferencia, Wero, Lydia, PayPal, cheque o efectivo, conciliación bancaria y exportación CSV o Excel para el tesorero.

Todo esto puede estar en el minisitio de la asociación con la suscripción Pro a 39,90 € al mes. Los socios encuentran en un mismo lugar la encuesta, la invitación y las inscripciones, y la junta ya no vuelve a teclear nada de un paso a otro.

Consejos para una encuesta que consiga respuestas

Haz pocas preguntas y empieza por la más importante. Una encuesta de cinco preguntas bien elegidas obtiene más respuestas que un cuestionario de veinte. Las preguntas condicionales ayudan a que el recorrido sea corto para cada persona.

Anuncia una fecha de cierre y respétala. Un recordatorio antes del cierre suele bastar. Por último, comparte los resultados: los socios que ven que su opinión ha contado responderán con más ganas la próxima vez.