El sistema de siempre: hoja de cálculo, WhatsApp y recordatorios

Club deportivo, peña, comisión de fiestas, AMPA, asociación cultural: la historia se repite. Alguien de la junta crea un archivo de Google Sheets o Excel. El aviso sale por WhatsApp o por correo. Las respuestas llegan por mensaje, por teléfono, a la salida del entrenamiento. Alguien las copia en el archivo.

Luego llegan los pagos. Una transferencia por aquí, un cheque al tesorero por allá, efectivo en la reunión. Hay que marcar quién ha pagado, recalcular los totales y recordárselo a quien se olvidó. Funciona. Pero casi siempre depende de una o dos personas y se come muchas tardes.

Los verdaderos límites de la hoja de cálculo

La hoja de cálculo no es una mala herramienta. Simplemente no está pensada para recibir inscripciones y seguir pagos. Los problemas aparecen enseguida en cuanto el evento pasa de unas decenas de personas.

• Introducción manual: cada respuesta que llega por mensaje hay que copiarla. Lleva tiempo y se cuelan errores.
• Varias versiones: «inscripciones_gala_v3_definitiva.xlsx» circula por correo, otro miembro de la junta tiene su propia copia y ya nadie sabe cuál es la buena.
• ¿Quién ha pagado?: cuadrar las transferencias recibidas con los nombres del archivo se hace línea a línea, sobre todo cuando el concepto está vacío o paga la pareja.
• Recordatorios incómodos: reclamar 15 € a un socio en el grupo de WhatsApp incomoda a todos. En privado, primero hay que averiguar quién falta por pagar.
• Datos personales compartidos: un archivo compartido por enlace expone nombres, teléfonos y correos a cualquiera que tenga ese enlace.
• Cálculo de totales: menú de adulto, menú infantil, noche de alojamiento, camiseta… una fórmula rota o una fila olvidada y el importe previsto ya no cuadra.
• Comensales por día: en un campus o un viaje de varios días, sacar cuántos comen el sábado a mediodía para el catering obliga a filtrar y recontar.

Cuándo una hoja de cálculo sigue bastando

Seamos sinceros: para algunos eventos, la hoja de cálculo va bien. Si organizas una salida gratuita para 12 personas que se conocen, sin opciones ni pagos, un archivo compartido cumple de sobra.

Se vuelve pesada cuando se suman varias cosas: opciones con precios distintos, pagos que controlar, varios días que organizar o varios miembros de la junta gestionando a la vez. Ahí es cuando una herramienta específica ahorra tiempo de verdad.

Cómo la «Inscripción y colecta» de Filomy sustituye a la hoja de cálculo

Con Filomy creas un formulario de inscripción, partiendo si quieres de una de las 5 plantillas listas para usar. Añades tus opciones con su precio: menú de adulto o infantil, noche de alojamiento, camiseta, plaza en el autobús. Compartes el enlace por WhatsApp, por correo o con un código QR en el tablón del club. Los participantes se inscriben sin app ni cuenta y ven su total calculado al momento.

Para el pago, eliges los métodos que aceptas: transferencia, Wero, Lydia, PayPal, cheque o efectivo. Los participantes ven tus datos de pago e indican que han pagado. Cada inscripción tiene una referencia única. Tú confirmas la recepción, sigues lo pendiente de cobro y envías un recordatorio con un clic a quien aún no ha pagado, sin mensajes públicos en el grupo.

Para la tesorería, puedes importar tu extracto bancario: cada transferencia se identifica gracias a su referencia. Para la logística, una tabla día a día te da el resumen de comensales y noches por día, listo para el catering o el alojamiento. Todo se exporta a CSV y Excel si quieres guardar una copia en tus archivos de siempre.

• Señal o anticipo: pide una parte del importe al inscribirse y el resto más adelante.
• Precio según el número de participantes: para un autobús o una casa rural, el precio puede confirmarse más tarde, cuando sepas cuántos van.
• Cogestores: varios miembros de la junta administran las inscripciones sin pasarse archivos.
• Mensaje al organizador: tras inscribirse, un participante puede escribirte para avisar de una alergia o de una llegada tarde.

Filomy y los programas de gestión de asociaciones: complementarios

Existen programas completos de gestión de asociaciones: socios, contabilidad, certificados de donación, asambleas. Si tu asociación usa uno para la contabilidad o los certificados fiscales, consérvalo. Filomy no lleva la contabilidad ni emite certificados fiscales.

Filomy es más ligero y se centra en la vida de la asociación: tus eventos, las inscripciones y sus pagos, las encuestas (elegir fecha, votaciones, opinión de los socios), las invitaciones y asistencia con recordatorios y exportación CSV, y las colectas con bote y promesas de donación al 0 % de comisión. Para reunirlo todo, el minisitio de la asociación sirve de punto de entrada permanente, con la suscripción Pro a 39,90 € al mes.

Cuánto cuesta

El formulario de inscripción es gratuito hasta 50 respuestas. A partir de ahí, las respuestas son ilimitadas desbloqueando el minisitio (39,90 € en pago único) o con la Box Evento.

Filomy no cobra ninguna comisión sobre los pagos: el dinero va directamente a la cuenta de la asociación. Para una comida a 25 € por persona con 80 inscritos, los 2.000 € llegan íntegros a tu tesorero.