No todas las recaudaciones son iguales

Antes de elegir una herramienta, conviene saber qué tipo de dinero vas a recaudar. En la vida de una asociación suele haber dos grandes familias, y no se gestionan igual.

La primera son las aportaciones a precio fijo: 25 € por la visita al museo, 60 € por el fin de semana del club, 12 € por la cena de fin de temporada. El importe se conoce de antemano, cada persona debe pagarlo y la junta necesita saber quién ha pagado y a quién hay que recordárselo.

La segunda son los importes libres: un bote para financiar un proyecto nuevo, un regalo colectivo, una llamada a donativos en un evento solidario. Cada uno da lo que quiere, y lo importante es seguir lo prometido frente a lo que realmente ha llegado a la cuenta.

• Aportación a los gastos de un evento o una salida
• Financiación de un proyecto, un desplazamiento o material
• Regalo colectivo para un socio, un entrenador o un voluntario
• Llamada a donativos en un evento solidario

Opción 1: las plataformas de recaudación online

Las plataformas de recaudación y de micromecenazgo son prácticas: una página que compartir, pago con tarjeta en pocos clics y todo el dinero centralizado. Para un público acostumbrado a pagar online, suele ser la opción más cómoda.

A cambio, conviene revisar bien su modelo económico. Según la plataforma, se aplica una comisión sobre lo recaudado o se pide a los donantes una contribución voluntaria al pagar. No tiene por qué ser un problema, pero es mejor saberlo antes de lanzar la recaudación y explicárselo a los socios.

Además, muchas de estas herramientas están pensadas para el donativo puro. Encajan muy bien en una llamada a donativos, pero mucho menos en una salida con varias tarifas (adulto, niño, con o sin comida) en la que necesitas saber exactamente quién se ha apuntado a qué.

Opción 2: la hoja de cálculo y las transferencias

Es el método de toda la vida de muchos tesoreros: una tabla con la lista de socios, una columna «pagado» y las transferencias comprobadas a mano en el extracto bancario. Tiene una gran ventaja: es gratis, y el dinero llega directamente a la cuenta de la asociación.

El inconveniente es el tiempo que exige. Hay que copiar las inscripciones recibidas por correo o mensaje, adivinar a quién corresponde la transferencia «J GARCIA SALIDA», recordar el pago uno a uno y compartir el archivo actualizado con el resto de la junta. A partir de una veintena de personas, los errores llegan rápido.

Opción 3: Filomy, bote y cobro con 0 % de comisiones

Filomy ofrece dos herramientas complementarias según el tipo de recaudación. En ambos casos, el dinero se paga directamente a la asociación (transferencia, Wero, Lydia, PayPal, cheque o efectivo): Filomy no cobra comisión sobre estos pagos.

Para los importes libres, el bote con promesas de donativo es 100 % gratuito, con 0 % de comisiones y sin límite. Cada participante promete un importe y elige cómo pagarlo: enlace de Wero o Lydia, IBAN, o efectivo y cheque entregados en mano. Marcas los pagos recibidos uno a uno, puedes añadir los donativos recibidos directamente y ves en tiempo real el total prometido y el total pagado. Si ya tienes otro bote online, su enlace puede convivir con las promesas.

Para las aportaciones a precio fijo, la inscripción y cobro funciona con un simple enlace, sin aplicación ni cuenta. Defines opciones con sus precios, el total se calcula en directo y cada inscripción recibe una referencia única para indicar en el pago. Envías recordatorios con un clic, importas el extracto bancario para conciliar las transferencias automáticamente, exportas a CSV o Excel, pides una señal si hace falta y compartes la gestión con otros cogestores de la junta.

Para una causa o una asociación, la Box Solidaria es gratuita: reúne un bote y un espacio de mensajes de apoyo, muy útil para un evento solidario.

• Bote y promesas de donativo: gratis, 0 % de comisiones, sin límite
• Inscripción y cobro: gratis hasta 50 respuestas, después ilimitado desbloqueando el minisitio (39,90 € pago único) o con la Box Evento
• Minisitio de la asociación: suscripción Pro a 39,90 € al mes

Los límites que conviene conocer

Para ser claros: Filomy no emite certificados fiscales de donación y no acepta pagos con tarjeta en el bote ni en la inscripción y cobro. Los participantes pagan con los medios que tú propones, y el dinero llega a la cuenta de la asociación.

Si tu asociación puede emitir certificados fiscales y tus donantes los necesitan, mantén tu herramienta habitual para esos donativos. Filomy sigue siendo útil para todo lo demás: cuotas de salidas, regalos colectivos, pequeños proyectos financiados entre socios.

¿Qué herramienta para cada recaudación?

En resumen, parte de la necesidad y no de la herramienta. Algunas pautas concretas:

• Salida, viaje o comida con tarifas: inscripción y cobro, para saber quién viene, a qué precio y quién ha pagado.
• Regalo colectivo o proyecto entre socios: bote con promesas de donativo, gratis y sin comisiones.
• Evento solidario: Box Solidaria, con bote y mensajes de apoyo.
• Donativos con certificado fiscal o pago con tarjeta imprescindible: tu plataforma de recaudación habitual.
• Recaudación muy pequeña y puntual: una hoja de cálculo puede bastar, si tienes tiempo de mantenerla al día.