¿Está bien pedir a los invitados que paguen?

Sí, siempre que seas transparente desde el principio. Lo que molesta no es que te pidan aportar, sino enterarte en el último momento. Un invitado avisado con tiempo decide con conocimiento de causa; uno que se entera esa misma noche se siente encerrado.

Depende mucho del tipo de celebración. En una cena de cumpleaños en un restaurante con amigos, pagar a escote es lo más normal. En las bodas, en España lo habitual es que los novios inviten al banquete y que los invitados hagan su regalo, muchas veces en forma de transferencia. Lo que sí se ha generalizado es pedir una aportación por los extras: el brunch del día siguiente, las noches en la finca o el autobús. Pedir que se pague el propio cubierto es más delicado, pero puede hacerse si se explica con claridad y con antelación.

Un buen punto de partida: decide qué invitas tú, qué ofreces a precio de coste, y ponlo por escrito. Una aportación a precio de coste, sin sacar beneficio, siempre es fácil de defender.

Cómo decirlo (y cuándo)

El momento adecuado es la invitación o el save the date, o como muy tarde cuando pides que confirmen asistencia. Dejarlo para el final nunca es buena idea: los invitados necesitan organizar su presupuesto, sobre todo si vienen en familia o desde lejos.

En cuanto al tono, sencillo, cercano y concreto. No te justifiques durante tres párrafos y evita las fórmulas vagas («se agradecerá una pequeña aportación») que obligan a todos a adivinar. Un ejemplo que funciona: «La cena del sábado corre de nuestra cuenta. Para quien quiera alargar la fiesta, el brunch del domingo y las noches en la finca están a precio de coste: 15 € el brunch y 35 € la noche por adulto. Reserva y paga antes del 15 de mayo».

Para un cumpleaños puedes ser todavía más directo: «¡Celebro mis 40 en un restaurante el 12 de junio! El menú sale a 38 € por adulto y 15 € por niño, bebidas incluidas. Apúntate y paga antes del 1 de junio para que pueda confirmar el número de comensales». Un importe concreto, una fecha límite y un motivo: no hace falta más.

Fijar los precios: adultos, niños y extras

Una tabla de precios clara evita casi todas las preguntas. Enumera cada concepto con su precio y pon precios distintos para los niños. Aquí tienes un ejemplo para una boda de dos días en la que los invitados pagan los extras:

Con esa tabla, una familia de dos adultos con un niño de 8 años y un bebé, que se queda al brunch y duerme una noche en la finca, paga: brunch 2 × 15 € + 8 € (el bebé no paga) y la noche 2 × 35 €, es decir, 108 €. Es fácil una vez, pero si lo haces a mano para 40 familias, los errores aparecen.

Dos consejos. Indica expresamente lo que es gratis («autobús incluido», «menores de 3 años: gratis»): ver un precio de 0 € tranquiliza más que no decir nada. Y pregunta por las dietas especiales (vegetariano, alergias) en el mismo sitio que las opciones de pago, para no tener que escribir a todos por segunda vez.

• Cena del sábado: invitan los novios
• Brunch del domingo: 15 € por adulto, 8 € por niño de 3 a 12 años
• Noche en la finca: 35 € por adulto, gratis para los niños en la habitación de los padres
• Autobús estación ↔ finca: incluido
• Menores de 3 años: gratis en todas las comidas

Qué formas de pago ofrecer

Cuantas más formas de pago ofrezcas, menos excusas oirás. La transferencia bancaria y PayPal cubren a la mayoría, y algunos invitados, a menudo los mayores, seguirán prefiriendo pagar en efectivo.

Con las transferencias, el problema típico es un concepto vacío o incomprensible. Da a cada invitado una referencia para que la ponga en el concepto y muestra tu IBAN de forma que se pueda copiar sin errores. Si te pagan en efectivo, apúntalo en el momento, no «luego».

Un detalle que se suele olvidar: separa el dinero de la celebración de tus gastos diarios, o al menos lleva un control aparte. Cuando el catering te pida el resto del pago, querrás saber exactamente cuánto has recibido.

Saber quién ha pagado y recordarlo con tacto

Es la parte más ingrata: saber quién ha pagado, quién dice que ha pagado y quién no ha enviado nada. Una hoja de cálculo compartida funciona para quince personas, mucho peor para cien. Y escribir uno a uno a un tío o a una compañera de trabajo siempre resulta un poco violento.

La función Inscripción y colecta de Filomy está pensada justo para esto. Creas el formulario en el minisitio de tu celebración (las plantillas «Boda» y «Cena de fiesta» están listas para usar), con tus precios de adulto y niño, los extras y las formas de pago que aceptas: transferencia con IBAN y botones para copiarlo, PayPal, efectivo y otras. Los invitados responden desde el enlace que les mandas por WhatsApp o correo, sin instalar ninguna app, y ven su total calculado automáticamente.

Cada inscripción recibe una referencia única (FLM-XXXXXX) para el concepto de la transferencia. El invitado pulsa «He pagado», tú lo confirmas cuando te llega y ves en todo momento lo previsto, lo confirmado, lo declarado y lo pendiente. Para los rezagados, el recordatorio por correo se envía con un clic y en un tono neutro que no pone a nadie en un compromiso. También puedes importar tu extracto bancario para que las transferencias se cuadren solas por referencia, importe y nombre.

Uses lo que uses, que los recordatorios sean informativos: «Te recuerdo que las inscripciones para el brunch cierran el viernes; tu total es de 46 €». Sin reproches, solo la información útil. Un recordatorio una semana antes de la fecha límite y otro la víspera es más que suficiente.

Cambios de última hora

Habrá cambios: un niño que se pone malo, una pareja que al final duerme en un hotel, un primo que se apunta el día antes. Decide tu norma antes de que ocurra. Por ejemplo: devolución íntegra hasta la fecha límite y, después, solo si el catering te lo permite. Si se anuncia desde el principio, una norma clara nunca parece tacaña.

Para las incorporaciones tardías, mantén el control: en Filomy puedes añadir una inscripción a mano para quien te ha contestado por teléfono, o ajustar un precio caso por caso (un detalle con un invitado que solo pudo llegar al postre, por ejemplo). Lo importante es que el resumen siga siendo exacto, porque es lo que le pasarás al catering.

Un último hábito: unos días antes, exporta la lista en CSV junto con el resumen de comidas y noches por día. Tendrás a mano el número exacto de cubiertos de adultos y niños, las dietas especiales y el estado de los pagos, por si alguien te pregunta cómo va lo suyo.