Pourquoi une association consulte (souvent) ses adhérents

Dans une association, les décisions se prennent rarement seul. Le bureau a besoin de savoir quel samedi convient au plus grand nombre pour la sortie de printemps, si les adhérents sont prêts à financer un nouveau projet, ou ce qu'ils ont pensé du dernier repas annuel.

Ces consultations reviennent toute l'année, et elles ont un point commun : la réponse n'est presque jamais une fin en soi. Une fois la date choisie, il faut inviter, compter les présents, parfois encaisser une participation. C'est souvent là que le temps se perd.

• Choisir une date de sortie, de repas ou d'assemblée générale.
• Consulter sur un projet : nouvelle activité, achat de matériel, montant d'une cotisation.
• Recueillir des avis après un événement pour améliorer le suivant.
• Préparer une AG : questions à mettre à l'ordre du jour, disponibilités, candidatures au bureau.

Formulaires génériques et tableurs : gratuits et polyvalents

Les formulaires en ligne généralistes, comme Google Forms, et les tableurs partagés, comme Google Sheets, sont le premier réflexe de beaucoup de bureaux. Ils sont gratuits, connus de tous et permettent de poser à peu près n'importe quelle question.

Leur limite apparaît après le sondage. Les réponses arrivent dans un tableau qu'il faut relire, trier et souvent recopier ailleurs : dans le message d'invitation, dans la liste des inscrits, dans le tableau des paiements. Il n'y a pas de lien entre la consultation et l'événement qui suit, et chaque étape repart de zéro.

Outils de vote spécialisés et logiciels associatifs : pour le formel

Les logiciels de gestion associative et les outils de vote en ligne spécialisés sont plus complets : fichier des membres, comptabilité, votes sécurisés. Pour certaines décisions, ils ne sont pas un luxe mais une nécessité.

Soyons clairs : pour un vote statutaire formel (approbation des comptes, élection du conseil d'administration, modification des statuts) qui exige une vérification d'identité des votants ou des garanties juridiques particulières, vérifiez ce que prévoient vos statuts et utilisez si besoin un outil de vote officiel ou spécialisé. Un sondage, même bien fait, n'a pas vocation à remplacer ce cadre.

En revanche, pour tout ce qui relève de la consultation et de l'organisation, ces outils sont souvent plus lourds que nécessaire, et demandent du temps de prise en main au bureau comme aux adhérents.

Filomy : un sondage simple, relié à la suite de l'organisation

Avec Filomy, le sondage se crée en 2 minutes. Vous pouvez poser des questions à choix (une ou plusieurs réponses), une échelle de 1 à 10 (ou la plage de votre choix) avec des libellés, et des réponses ouvertes. Les questions conditionnelles ne s'affichent qu'en fonction de la réponse précédente : inutile de demander le régime alimentaire à quelqu'un qui ne vient pas.

Vous choisissez qui peut répondre : de façon anonyme, avec un nom (e-mail facultatif) ou avec un compte obligatoire. Vous fixez une date de clôture, suivez les réponses en direct, puis envoyez les résultats aux participants. Le message de remerciement est personnalisable, et plusieurs membres du bureau peuvent gérer le sondage grâce aux sous-admins.

Le sondage se partage par un lien public ou s'intègre au mini-site de l'association, et les résultats s'exportent. Il est gratuit jusqu'à 50 réponses pendant 3 mois, sans carte bancaire ; au-delà, l'illimité coûte 39,90 € en paiement unique.

Du sondage à l'invitation et aux inscriptions

Une fois la date retenue, vous enchaînez sur une page d'invitation, créée en 2 minutes, avec vos propres questions. Vous suivez les présences en temps réel, relancez les sans-réponse en un clic et exportez la liste en CSV pour l'émargement.

Si la sortie ou le repas est payant, l'inscription et la collecte prennent le relais : inscriptions payantes, paiement par virement, Wero, Lydia, PayPal, chèque ou espèces, rapprochement bancaire et export CSV ou Excel pour le trésorier.

Tout cela peut vivre sur le mini-site de l'association, avec l'abonnement Pro à 39,90 € par mois. Les adhérents retrouvent au même endroit le sondage, l'invitation et les inscriptions, et le bureau ne ressaisit plus rien d'une étape à l'autre.

Nos conseils pour un sondage qui obtient des réponses

Posez peu de questions, et commencez par la plus importante. Un sondage de cinq questions bien choisies obtient plus de réponses qu'un questionnaire de vingt. Les questions conditionnelles aident à garder le parcours court pour chacun.

Annoncez une date de clôture et tenez-vous-y. Une relance avant la clôture suffit généralement. Enfin, partagez les résultats : des adhérents qui voient que leur avis a compté répondront plus volontiers la fois suivante.