Le système classique : un tableur, WhatsApp et des relances

Club sportif, amicale, comité des fêtes, APE, association culturelle : le scénario se ressemble. Un membre du bureau crée un fichier Google Sheets ou Excel. L'annonce part sur WhatsApp ou par e-mail. Les réponses arrivent par message, par téléphone, à la sortie de l'entraînement. Quelqu'un les recopie dans le fichier.

Ensuite viennent les paiements. Un virement par-ci, un chèque remis au trésorier par-là, des espèces le soir de la réunion. Il faut cocher qui a payé, recalculer les totaux, puis relancer ceux qui ont oublié. Ce système fonctionne. Mais il repose presque toujours sur une ou deux personnes, et il prend beaucoup de soirées.

Les vraies limites du tableur pour une association

Le tableur n'est pas un mauvais outil. Il n'a simplement pas été conçu pour recevoir des inscriptions et suivre des paiements. Les problèmes apparaissent vite dès que l'événement dépasse quelques dizaines de personnes.

• Saisie manuelle : chaque réponse reçue par message doit être recopiée. C'est long, et les erreurs de frappe sont fréquentes.
• Versions multiples : « inscriptions_gala_v3_final.xlsx » circule par e-mail, un autre membre du bureau a sa propre copie, et plus personne ne sait laquelle est à jour.
• Qui a payé ? : rapprocher les virements reçus avec les noms du fichier se fait ligne par ligne, surtout quand le libellé du virement est vide ou au nom du conjoint.
• Relances gênantes : relancer un adhérent pour 15 € dans le groupe WhatsApp met tout le monde mal à l'aise. En privé, il faut d'abord retrouver qui n'a pas payé.
• Données personnelles partagées : un fichier partagé par lien expose noms, téléphones et e-mails à toute personne qui a ce lien.
• Calcul des totaux : menu adulte, menu enfant, nuitée, t-shirt… une formule cassée ou une ligne oubliée, et le montant attendu est faux.
• Effectifs par jour : pour un stage ou un voyage de plusieurs jours, sortir le nombre de couverts du samedi midi pour le traiteur demande des filtres et des recomptages.

Quand un tableur suffit encore

Soyons honnêtes : pour certains événements, un tableur reste très bien. Si vous organisez une sortie gratuite pour 12 personnes, que tout le monde se connaît et qu'il n'y a ni option ni paiement, un simple fichier partagé fait le travail.

Le tableur devient pénible quand plusieurs éléments s'additionnent : des options avec des prix différents, des paiements à suivre, plusieurs jours à organiser, ou plusieurs membres du bureau qui gèrent en même temps. C'est à ce moment-là qu'un outil dédié fait gagner du temps.

Comment l'« Inscription et collecte » de Filomy remplace le tableur

Avec Filomy, vous créez un formulaire d'inscription, en partant de l'un des 5 modèles prêts à l'emploi si vous le souhaitez. Vous ajoutez vos options avec leur prix : menu adulte ou enfant, nuitée, t-shirt, participation au car. Vous partagez le lien sur WhatsApp, par e-mail ou avec un QR code sur l'affiche du club. Les participants s'inscrivent sans application ni compte, et voient leur total se calculer en direct.

Pour le paiement, vous choisissez les moyens acceptés : virement, Wero, Lydia, PayPal, chèque ou espèces. Les participants voient vos coordonnées de paiement et déclarent avoir payé. Chaque inscription a une référence unique. Vous confirmez la réception, vous suivez le reste à encaisser, et vous relancez en un clic ceux qui n'ont pas encore réglé, sans message public dans le groupe.

Côté trésorerie, vous pouvez importer votre relevé bancaire : chaque virement est retrouvé grâce à sa référence. Pour la logistique, une grille jour par jour donne le récapitulatif des couverts et des nuitées par jour, à transmettre au traiteur ou à l'hébergeur. Les données s'exportent en CSV et en Excel si vous voulez garder une trace dans vos fichiers habituels.

• Acompte : demandez une partie du montant à l'inscription, le solde plus tard.
• Prix selon le nombre de participants : pour un car ou un gîte, le prix peut être confirmé plus tard, une fois l'effectif connu.
• Co-gestionnaires : plusieurs membres du bureau administrent les inscriptions, sans s'échanger de fichier.
• Message à l'organisateur : après son inscription, un participant peut vous écrire pour signaler une allergie ou une arrivée tardive.

Filomy et les logiciels de gestion associative : complémentaires

Il existe des logiciels de gestion associative complets : adhésions, comptabilité, reçus fiscaux, assemblées générales. Si votre association en utilise un pour sa comptabilité ou ses reçus fiscaux, gardez-le. Filomy ne fait pas de comptabilité et n'émet pas de reçus fiscaux.

Filomy est plus léger et se concentre sur la vie de l'association : vos événements, les inscriptions et leurs paiements, les sondages (choix d'une date, vote, avis des adhérents), les invitations et présences avec relances et export CSV, et les collectes avec cagnotte et promesses de don à 0 % de frais. Pour regrouper tout cela en un seul endroit, le mini-site de l'association sert de point d'entrée permanent, avec l'abonnement Pro à 39,90 € par mois.

Ce que ça coûte

Le formulaire d'inscription est gratuit jusqu'à 50 réponses. Au-delà, les réponses sont illimitées en débloquant le mini-site (39,90 € en paiement unique) ou avec la Box Événement.

Filomy ne prélève aucune commission sur les paiements : l'argent va directement sur le compte de l'association. Pour un repas à 25 € par personne et 80 inscrits, les 2 000 € arrivent en entier chez votre trésorier.