Constituer une petite équipe et trouver la date

Une cousinade se prépare idéalement neuf mois à un an à l'avance, surtout si vous visez un grand gîte ou une salle des fêtes en été. Première étape : ne pas rester seul. Réunissez un petit comité de trois ou quatre personnes, idéalement une par branche de la famille. Chacun relaiera l'information auprès des siens et vous éviterez d'oublier un rameau éloigné.

Pour la date, commencez par recenser les contraintes fortes : vacances scolaires, grands-parents qui ne voyagent qu'à la belle saison, cousins installés à l'étranger. Proposez deux ou trois week-ends possibles et faites voter. Un long week-end de mai ou de juin est souvent un bon compromis : il fait beau, et les familles avec enfants sont disponibles.

Dès que la date est fixée, envoyez un « save the date » à tout le monde. Ce premier message n'a pas besoin de tous les détails : la date, la région et la promesse de plus d'informations suffisent pour que chacun bloque son agenda.

Choisir le lieu et bâtir le budget

Le lieu dépend de la formule : simple journée avec un grand repas, ou week-end complet avec hébergement. Pour une journée, une salle des fêtes communale, une grange louée ou le jardin d'un membre de la famille font très bien l'affaire. Pour un week-end, cherchez un grand gîte de groupe, un village vacances hors saison ou un domaine avec plusieurs bâtiments, et vérifiez le nombre de couchages, l'accès pour les personnes âgées et les espaces de jeu pour les enfants.

Côté budget, listez les postes principaux : location du lieu, traiteur ou courses, boissons, hébergement, animation, tee-shirts, éventuellement un photographe. Divisez ensuite par le nombre de participants attendus, en distinguant adultes et enfants. Beaucoup de familles appliquent un tarif réduit pour les enfants et la gratuité pour les tout-petits.

Gardez une petite marge (10 % environ) pour les imprévus et les inscrits de dernière minute. Et décidez dès le départ si la cousinade doit être à l'équilibre ou si certains membres souhaitent participer davantage : une ligne « participation libre » dans le formulaire permet à ceux qui le veulent de donner un coup de pouce.

Gérer les inscriptions par foyer

C'est souvent là que tout se complique. Une cousinade, ce sont des foyers : un couple avec trois enfants, une grand-mère seule, une famille recomposée qui arrive le samedi seulement. Recevoir les réponses par SMS, e-mail et appel téléphonique, puis tout recopier dans un tableur, devient vite un casse-tête.

La bonne méthode : un formulaire unique, où chaque foyer inscrit tous ses membres d'un coup. Pour chacun, il faut savoir s'il s'agit d'un adulte ou d'un enfant, quels repas il prend, s'il dort sur place et quelle taille de tee-shirt il veut. Prévoyez aussi un champ commentaire pour les régimes alimentaires, les allergies ou une arrivée tardive.

Les informations à demander, au minimum :

• nom du foyer et adresse e-mail de contact ;
• nombre d'adultes et d'enfants, avec les repas de chacun ;
• nuits sur place, le cas échéant ;
• tailles de tee-shirts et options (livre photo, par exemple) ;
• régimes alimentaires et remarques libres.

Tee-shirts, animations et idées pour une cousinade réussie

Le tee-shirt est devenu un grand classique des cousinades, et pour cause : il crée immédiatement l'esprit de famille et fait de très belles photos de groupe. Une astuce appréciée : une couleur par branche de la famille, avec le nom de l'ancêtre commun et l'année. Commandez-les assez tôt, au moins un mois avant, car les délais d'impression s'allongent au printemps.

Côté idées d'animations, l'arbre généalogique géant affiché au mur reste imbattable : chacun vient y placer sa photo et découvre enfin qui est qui. Ajoutez un quiz sur l'histoire de la famille, un diaporama de vieilles photos, des jeux en plein air pour les enfants (course en sac, chasse au trésor) et, pourquoi pas, un concours de tartes entre branches.

Prévoyez enfin un moment « officiel » : la grande photo de groupe, idéalement en milieu de journée quand tout le monde est encore là. Désignez une personne pour l'organiser, car rassembler 100 personnes au même endroit prend toujours plus de temps que prévu.

Collecter l'argent et donner les bons chiffres au traiteur

Avec Filomy, vous créez le formulaire d'inscription sur le mini-site de la cousinade à partir du modèle « Cousinade » : repas adultes et enfants, tee-shirt, livre photo. Chaque foyer ajoute ses participants depuis un lien envoyé par WhatsApp ou par e-mail, sans application à installer, et le total se calcule automatiquement. Vous fixez les prix par article ; les tout-petits peuvent avoir un repas à 0 €.

Vous choisissez les moyens de paiement qui conviennent à votre famille : virement (l'IBAN s'affiche avec des boutons pour le copier), Wero, Lydia, PayPal, chèque ou espèces. Chaque inscription reçoit une référence FLM-XXXXXX à indiquer dans le libellé du virement ; le foyer clique sur « J'ai payé », et vous confirmez à réception. Vous pouvez aussi importer votre relevé bancaire pour que les virements soient rapprochés automatiquement, relancer par e-mail et ajouter à la main l'inscription de la tante qui préfère le téléphone.

Le jour où le traiteur vous demande ses chiffres, ouvrez le récapitulatif par jour : nombre de repas adultes et enfants, nuits, le tout prêt à transmettre, avec un export CSV si besoin. Vous voyez aussi en un coup d'œil le total attendu, confirmé et restant dû. L'argent arrive directement sur votre compte : Filomy ne le détient jamais et ne prend aucune commission sur ces paiements.

Le formulaire est gratuit jusqu'à 50 réponses (une réponse par foyer). Pour une très grande famille, la Box Événement (49,90 € en paiement unique) rend les réponses illimitées et ajoute le livre d'or, les invitations et RSVP, le mur photo et la cagnotte.

Après la fête : garder les souvenirs

Une cousinade se vit sur un week-end, mais elle se raconte pendant des années. Le soir même, les photos sont éparpillées sur 40 téléphones différents. Proposez un endroit unique pour les rassembler, comme un mur photo partagé sur le mini-site, et rappelez-le dans votre message de remerciement.

Le livre d'or est l'autre trésor de la journée. Les grands-parents y laissent un mot ému, les enfants un dessin, les cousins éloignés la promesse de se revoir plus vite. Sur le mini-site, il reste accessible à tous, y compris à ceux qui n'ont pas pu venir.

Enfin, profitez de l'élan : faites un bilan rapide avec le comité, notez ce qui a marché et ce qu'il faudrait changer, et gardez votre liste de contacts à jour. La prochaine cousinade sera bien plus simple à lancer, et vous aurez déjà un formulaire tout prêt à réutiliser.